Gestionar de manera eficiente el tiempo es una de las cualidades que distingue a los profesionales exitosos, con tantas tareas por hacer, cada minuto cuenta.
Saber cómo ahorrar tiempo en la redacción de documentos legales, le dará una gran ventaja competitiva en el sector profesional, que radica en la libertad de enfocar todo su tiempo en más asesorías y procesos de mayor nivel.
Si de verdad quiere ser un profesional eficiente, le podemos ayudar.
Barreras de la redacción de documentos legales
La redacción de documentos legales es una de las actividades más subcontratadas dentro de cualquier bufete de abogados de considerable tamaño.
Un lujo que raras veces pueden permitirse firmas más pequeñas o particulares profesionales.
Tiene sentido, considerando que la redacción de todo tipo de contratos, acuerdos, quejas, alegatos, artículos de incorporación, declaraciones y otros recursos, representa cerca del 80% del tiempo en oficina de un abogado.
Es, evidentemente, una de las más grandes barreras de productividad administrativa.
Además, la cantidad de experiencia, investigación, revisión minuciosa e indexación de datos requerida para cada proceso solo dificulta la tarea.
Esto hace que las cualidades de redacción eficiente y las capacidades de optimización de tiempo, sean habilidades fundamentales en cualquier abogado en ejercicio.
Trucos para redactar documentos legales más rápido
Ya que hemos conceptualizado el problema, es hora de atacar las posibles soluciones que tiene a la mano un profesional en derecho para crear redacciones legales mucho más rápido.
Todo se basa en crear un sistema de gestión del conocimiento efectivo, que podemos resumir en los siguientes consejos:
1. Cree sus propias plantillas
Una de las mejores formas para acelerar el proceso de redacción es la creación de plantillas personalizadas, que puedan llevar su esencia profesional, pero que ayude a reducir la cantidad de trabajo repetitivo en un futuro.
Aunque una plantilla en la red puede llegar a sacarle de un apuro, no son recomendables para verdaderos profesionales, ya que muchas de ellas son genéricas y no poseen garantías que lo proteja contra errores gramaticales o lenguaje desactualizado.
Para la creación de un texto legal efectivo, lo mejor es que utilice una plantilla homogénea creada por cuenta propia. Será un trabajo complejo la primera vez, pero ahorrará mucho tiempo en el futuro.
2. Sistematice su conocimiento
La experiencia es esencial en el derecho, incluso, se pudieras llegar a considerar valiosa, como pasaría con un doctor o un maestro.
Saber gestionar el conocimiento es una habilidad que le permitirá ahorrar una enorme cantidad de tiempo administrativo y de redacción. Lo que debe buscar es que sus trabajos previos sirvan de insumo para nuevas redacciones, que se puedan hacer en la mitad del tiempo.
Para ello es necesario:
Ordenar la documentación
Todas las redacciones en la actualidad se hacen a través de un motor de textos en el ordenador, por lo que saber almacenar correctamente un documento terminado, que haya quedado excelente, puede ser el inicio de una base de datos personal a la que luego podrá recurrir para recrear un documento legal nuevo.
Cree carpetas debidamente distribuidas para que pueda ubicarlas con facilidad o reutilizarlas cuando sea apropiado.
Clasificación
Una vez que ha dispuesto de un espacio personal para almacenar de manera segura su documentación es importante ordenar cada documento por razón, tipo, cliente, peculiaridades del caso o legislación.
La correcta clasificación de la información debe ir de la mano con un espacio de trabajo adecuado para que el reciclaje de documentos funcione.
Reciclaje
Una vez que tiene un espacio de almacenaje y ha organizado las redacciones de manera específica, tiene las herramientas para reciclar texto. Incluya trabajos propios o referencias de profesionales de su confianza para enriquecer el contenido y cree bloques de texto que pueda reusar.
Omita todo texto que incluya datos particulares y dele prioridad a clausulas o esquemas mecánicos que pueda repetir en un futuro. De manera tal que pueda usarlos como esquemas ante próximas solicitudes.
3. Cree variables de redacción
Si quiere reutilizar documentos o hacer uso de plantillas de manera eficiente debe crear esquemas de variables frecuentes. Esto permite optimizar la recolección de datos y evitar tiempo en ambigüedades.
¿Cómo funciona una variable? Bueno, una variable es cualquier información que necesite extraer de su cliente, que es única en cada caso y sea necesario incluir en su documento legal (dependiendo del documento que sea).
Nombre del demandante/dado, números de dirección, referencias de registro, asientos en actas, fechas…
Cree una lista de variables, similar a un formulario a la hora de recolectar datos de sus clientes y deje un espacio identificado en sus plantillas para que sepa exactamente dónde hacer las sustituciones adecuadas.
4. Escriba sin vergüenza, corrija sin lastima
Un problema de redacción frecuente, sobre todo en los abogados con menos experiencia, es el miedo a cometer errores. Esto hace que cada párrafo, línea o variable que se incluya en el texto tenga que ser revisada nuevamente antes de continuar.
¿Revisa usted todo el documento cada vez que termina una línea? Esto es un problema.
Escriba lo máximo posible del documento sin detenerse. Escriba sin miedo. Deje las correcciones minuciosas para el final. De esta manera, su tren de pensamientos no se ve interrumpido y la redacción será mucho más fluida.
5. Adecue las interfaces y el ambiente de trabajo
Esto puede parecer muy insignificante, pero en la optimización de procesos (como la redacción) cada detalle es importante y tiene un impacto medible en la productividad.
Adecue sus herramientas, personalice las interfaces y conozca tanto como pueda los accesos directos de sus programas. De esta manera, evitará varios clics por segundo en la redacción de textos.
¿Parece poco? Pudiera ahorrar más de 6 horas a la semana si evita los caminos largos y aprende a manejar las interfaces de escritura del Word, Excel o cualquier motor de texto que use.
(¿Sabía que al hacer Shift + F3 en Word puede cambiar todas las letras de mayúsculas a minúsculas?)
6. Planifique sus horas de redacción
Entendemos que, en el mundo real, el horario de trabajo de los abogados es caótico y depende de muchas cosas que no están bajo su control, pero siempre que sea posible, planifique horas específicas para la redacción de documentos legales.
Está comprobado que si elige ciertos días a la semana o bloques de horas especificas al día para realizar determinadas tareas, su cerebro estará más dedicado a ellas y aumenta el rendimiento en cualquier actividad.
Herramientas avanzadas para profesionales: IAutoDoc
La tecnología nunca permanece inmóvil ante las necesidades humanas.
En un entorno cada vez más exigente para los profesionales del derecho, con mayor volumen de trabajo y menos tiempo, las herramientas tecnológicas se convierten en una solución ideal.
Con esto en mente nace IAutoDoc, un software de redacción de documentos legales y profesionales en general, que permite ahorra el máximo tiempo en la creación de contenidos de carácter repetitivo y especializado.
Con una interfaz inteligente de gestión de variables y construcción de bloques de textos reutilizables, usted podrá creas sus propias plantillas o árboles con múltiples nodos, sumados a las librerías prediseñadas.
De esta manera, podrá gestionar una gran cantidad de conocimiento, crear contratos, portadas, capítulos y automatizar la redacción de sus documentos, de manera profesional e importarlos a Word en un clic.