Puede que detrás de la redacción de un contrato haya mucho más de lo que pensamos. No solo se espera que blinde a las partes ante posibles escenarios de conflicto, sino que también proteja de alguna manera los beneficios de todos imparcialmente. Esto requiere un alto nivel de detalle, evaluación y corrección para obtener un resultado sólido.
Incluso para los profesionales, redactar un contrato que evite horas de demandas por omisión requiere tiempo y mucha creatividad. Para facilitar el proceso de redacción de contratos, tenga en cuenta siempre los siguientes consejos:
1. Identificar bien a las partes
Sin importar el tipo de contrato lo primero en lo que se debe hacer énfasis es a la identificación de las partes.
Una identificación apropiada evitará escenarios de incumplimiento, ya que es lo único que vincula a la persona (o empresa) con las responsabilidades enlistadas en el cuerpo del contrato.
Este punto es especialmente clave cuando el documento involucra a una empresa, en cuyo caso el representante (quien firma por la empresa) debe demostrar que está calificado para crear un vínculo de este tipo.
Un contrato puede perder su validez si la persona que firma no es quien dice ser o no está facultada, en cuyo caso es difícil responsabilizar a alguien por las pérdidas o daños. En un sentido general nunca se debe pasar por alto datos como dirección, número de identidad y nombre completo de las partes.
2. Facilitar la lectura sin ser ambiguos
Un contrato debe ser fácil de leer por lo que, como consejo general de redacción, hay que evitar tanto como sea posible el uso de términos complejos o innecesariamente técnicos.
Se debe ser cuidadoso, es importante mantener el equilibrio. La redacción simplista a veces llega a confundirse con el recorte de texto o la omisión de términos que están supuestamente “implícitos”.
En los contratos no hay espacio para las malas interpretaciones por lo que, además de fácil de entender, cada párrafo debe tener un objetivo concreto e ir directamente al punto.
3. Pensar en posibles escenarios sobre los que se quisiera estar protegidos
Redactar un contrato es un proceso que depende 30% del conocimiento profundo de la ley y 70% de creatividad.
Al escribir un contrato es importante tomar pausas constantesy pensar todo tipo de escenarios posibles en los que algunas de las partes pudieran buscar aprovecharse o generar conflictos. Cada contrato está regulado por una legislación correspondiente, pero siempre se debe especificar qué acciones se tomarán en caso de que surja cualquier eventualidad.
Al final, son más los conflictos por las cosas que no están bien definidas en el contrato que por aquellas que realmente si se especifican en él.
4. Aclarar las formas de pago o intercambio de bienes en el contrato
Como es bien sabido “cuentas claras, amistades largas” así que es valioso cuidar la forma en la que se encuentran especificados los métodos de pago, cantidades, fechas o las condiciones en las que se esperan recibir los bienes y servicios.
Esto, por poner un ejemplo, evita que un vinculado irresponsable entregue productos en malas condiciones o que terminen domiciliando pagos a través de plataformas conflictivas.
5. Identificar las cláusulas de sumisión
Un elemento sumamente importante y que se olvida con más frecuencia de la que se debería es la cláusula de sumisión.
Cuando se celebra un contrato se es consciente que, ante determinados conflictos, es posible ir hasta algún juzgado a buscar una resolución adecuada, la pregunta sería ¿en qué ciudad o provincia?, asegurase de que sus contratos siempre puedan responder a esto.
Si existe un conflicto, quien viva más lejos del juzgado acordado en el contrato es quien se lleva la parte más desgastante del proceso, por lo que esto siempre es bueno aclararlo.
6. Deslinda responsabilidades clave
Un error muy frecuente a la hora de redactar un contrato es enfocarse en los deberes y derechos de las partes y no enfatizar en las responsabilidades que NO se están dispuestos a sumir.
Clausulas como: “El propietario no se hace responsable del mal uso de los equipos…”, “La empresa no se responsabiliza por cualquier acto ilegal que el prestador de servicio cometa por consideración propia…” o similares, son una buena práctica.
7. Especificar tiempo de vigencia
Especificar el tiempo de vigencia del contrato (inicio y final), junto con los periodos de renovación es fundamental. De no hacerlo, es imposible establecer con certeza legal que ambas partes hayan dado su consentimiento con respecto a la duración de su responsabilidad, posibilitando así que se excuse para evitar cumplir con sus deberes.
8. Considerar la personalidad de las partes
Una buena práctica, aconsejable en la redacción de contrato, es tener en cuenta la personalidad de cada una de las partes, sus necesidades individuales y todas aquellas condiciones en las que estén dispuestos a ceder.
Esto quiere decir que a veces, será propicio evitar colocar una cláusula demasiado restrictiva si es que el beneficiado no lo ha pedido expresamente.
9. Aclarar las penas de incumplimiento
Las penas por incumplimiento son bastante frecuentes, sobre todo cuando la falta de alguna de las partes causa perdidas monetarias o daños potenciales a la otra.
Es importante especificar muy bien cómo será el método de pago de esas compensaciones, cuanto tiempo disponen para pagarla y mediante qué vía o formato se realizará dicha compensación, ya que esto con frecuencia se presta para conflictos.
10. Poner especial atención en el “cómo” del contrato
Una forma de crear un contrato sólido es llenarlo de detalles puntuales tanto como sea pertinente, evitando dejar nada a la imaginación, es decir, no solo especificar lo que cada una de las partes debe de hacer sino cómo se supone que debe de hacerlo.
No es lo mismo establecer en el contrato que se deben entregar 30 unidades de determinado producto al mes, que decir que deben entregarse 30 unidades de producto, con determinadas especificaciones, en perfectas condiciones, al departamento x, en determinado domicilio.
Esto claramente es una hipérbole, pero funciona de manera adecuada para dibujar la idea general del punto.
11. Cuidar de no “favorecer” en exceso a ninguna de las partes
Cuando un particular o profesional que sirve a un cliente es quien redacta el contrato, es importante que dicho documento sea, en la medida de lo posible, imparcial.
Favorecer demasiado a una de las partes de manera consciente puede traer consecuencias legales serias a quien redacta el documento, esto si es que la otra parte menos favorecida acepta a firmar bajo condiciones desventajosas.
Favorecer en exceso no es bueno y puede incluso llegar a nulificar la validez de un contrato.
12. Redactar las cláusulas de manera individual y concisa
Un error que comenten algunos redactores de contratos, sobre todo en sus primeras prácticas, es crear lotes de reglamentos con obligaciones, deberes y responsabilidades todas justas, solo por el hecho de que guarden una relación estrecha.
Esto, más que ayudar a que el contrato esté mejor organizado, lo que provoca es que las cláusulas sean confusas, así como difíciles de entender o aplicar.
Cada condición o clausula debe ir en un apartado independiente y enumeradas para que pueda ser contabilizada, referida y entendida de manera adecuada.
¿Cómo redactar un contrato detallado más rápidamente?
Todos los contratos poseen elementos o variables en común, pero la realidad es que cada documento es único, tiene sus propias personalidades y algunas cláusulas funcionaran bien o mal dependiendo del contexto de los involucrados por lo que se hace complejo a veces redactar algo sólido en poco tiempo.
Para ello, lo mejor es utilizar herramientas tecnológicas como IAutoDoc que permite controlar variables y crear bloques de textos reutilizables con los cuales se pueden crear contratos dinámicos y profesionales en tiempo récord.