La elaboración, gestión, entrega y control de documentos son aspectos esenciales para cualquier empresa o profesional autónomo. Un software generador de documentos automático, es un novedoso sistema que ayuda a generar documentos de manera rápida, ahorra tiempo y costes a las empresas y profesionales que lo utilizan. Se trata de una herramienta de uso sencillo, que facilita la elaboración de documentos de manera ágil, lo que favorece mucho la optimización de la productividad laboral.
A continuación, vamos a ver qué es el generador de documentos IAutodoc, cómo funciona y sus principales ventajas y beneficios.
¿Qué es un generador de documentos?
Un generador de documentos es una herramienta que te permite generar documentos complejos de forma rápida y sencilla. IAutodoc usa una estructura de árboles.
Esta herramienta es un software único en el mercado, que se ha creado con la finalidad de facilitar el trabajo a profesionales que necesitan elaborar documentos en su día a día. Está pensada para profesionales de distintos ámbitos como abogados, asesores, ingenieros, arquitectos o administrativos. IAutodoc facilita la redacción de laboriosos y complejos documentos a dichos profesionales, con una clara disminución de las horas de trabajo dedicadas a ello.
La herramienta Word de Office, es un estándar, utilizado en prácticamente todo el mundo a la hora de redactar y exportar documentos profesionales.Su utilización también está muy extendida para fines personales. Sin embargo, cuando toca realizar muchos trabajos que son similares en cuanto a contenido, puede resultar algo pesado y tedioso, sobre todo mantener un formato profesional, como son portadas y subportadas, indices, diferentes estilos de fuentes, etc.
Con herramientas tan innovadoras como IAutodoc el trabajo se hace fácil. Este programa generador de documentos está creado para ayudar al profesional y a su entorno laboral a ser más productivos y además reduce, de forma significativas los errores y erratas en los documentos generados. Está pensada para atender las necesidades de personas que trabajan día a día con documentos profesionales.
¿Cómo funciona un generador de documentos como IAutodoc?
El mecanismo es muy sencillo y se hace mediante el uso de árboles de contenido. Estos árboles de contenido, son un tipo de fichero que tiene toda la información de un tipo de documentos. Los arboles pueden ser comprados en IAutodoc, intercambiados con otros profesionales o generados por nosotros mismos.
Si creamos un árbol, debemos generar la estructura, nodo a nodo, insertando en cada nodo todo el texto que se insertaría al seleccionarlo así como las posibles variables que se puedan necesitar para dicho texto. De esta forma, cuantos más nodos se creen, más grandes serán los árboles de contenido y más opciones tendremos a elegir. Además, no solo sirve para texto, sino que se pueden añadir elementos gráficos tales como tablas, imágenes, fotografías, gráficas y todo lo que se pueda necesitar.
Imaginemos el árbol de un contrato de arrendamiento y que cada nodo represente una clausula. IAutodoc te permitiría insertar todas las cláusulas que desees para que al generar el contrato solo tengas que seleccionar las que se deseen insertar.
Si obtenemos un árbol de contenido, el sistema es muy fácil, solo tenemos que cargar y generar el documento, seleccionando los nodos que nos interesan.
Por lo tanto, si se necesita generar un documento solo tendrás que cargar el árbol, seleccionar los nodos para insertar el texto que desees, rellenar las variables y estará listo para exportarlo al Office de Word. Suena bien, ¿verdad?
A continuación, vamos a ver sus principales ventajas.
Ventajas de utilizar un generador de documentos como IAutodoc
Sencillo de utilizar.
La interfaz del programa es muy intuitiva y fácil de utilizar, una vez que se aprenden los botones con las distintas funciones que permite este generador de documentos. Organizar un documento con Word de Office suele ser una tarea ardua, pero con un generador de documentos es mucho más sencillo. IAutodoc genera el proyecto de manera fácil con portada, índice y todo perfectamente maquetado.
Aumento de la productividad.
Como ya hemos visto, al tener el contenido previamente guardado en árboles, es muy sencillo acceder a la información ya redactada que se necesita. Tan sencillo como hacer clic en las casillas de los nodos correspondientes y la información se organiza en el nuevo documento de manera rápida y automática. Con esto se consigue reducir mucho el tiempo dedicado a cada nuevo documento.
Documento preciso y sin errores.
Con la utilización de un generador de documentos como IAutodoc, se evitan muchos errores. Al tenerlo actualizado y con información precisa y actual, se previene el clásico error de copiar la información obsoleta de otros documentos que se usan como guía. Con IAutodoc la copia y pega se hace de forma precisa.
Compatible con el Office de Word.
En prácticamente todos los entornos laborales, el Word de Office es el editor de documentos más utilizado y todas las empresas comparten la documentación con dicho editor. Es por esto, que IAutodoc es perfectamente compatible y se exporta de manera rápida y sencilla. Incluso si no se quiere editar los nodos con dicho programa, se puede hacer desde Word, lo cual permite sacar el máximo rendimiento a ambas herramientas.
Herramienta creada para distintos profesionales.
Como ya hemos mencionado con anterioridad, este programa está pensado para facilitar el trabajo de generación de documentos de distintos profesionales como abogados, ingenieros, arquitectos, asesores y administrativos, etcétera. Es decir, para profesiones que tienen unas necesidades de generación de documentos muy exigentes.
Como conclusión, podemos mencionar que los documentos son y seguirán siendo el principal canal de intercambio de información en el ámbito laboral, así como para el registro de una actividad, plasmar conocimiento y un largo etcétera de trabajos.
Es por ello, que es muy importante contar con herramientas especializadas que faciliten en lo máximo posible las tareas a realizar y, un generador de documentos es el programa perfecto para ello. Se reduce mucho el tiempo de trabajo y facilita la labor de quien lo utiliza, es por esto, que las empresas o profesionales autónomos deberían contar con programas generadores de documentos ya que verán como el retorno de la inversión se consigue rápidamente.